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El ROI del proyecto de Digitalización y Gestión Documental

Evaluar el Retorno de la Inversión (ROI) es una de las prácticas más utilizadas para tener una idea bastante aproximada del tiempo de amortización del proyecto, es decir, cuándo empiezo a conseguir ahorrar dinero y cuánto dinero en total, puedo conseguir ahorrar durante los próximos cinco años.

Este tipo de análisis cuantitativo, no relega otros tipos de ahorro y beneficios cualitativos, como la seguridad o la movilidad proporcionada por la digitalización.

El proceso descrito a continuación, evidencia con claridad el ahorro conseguido con la optimización de coste de: almacenamiento, gestión, búsquedas y otros elementos relacionados con la gestión documental.


TODO ESTO HACE QUE EL AHORRO ADEMÁS DE SER MUY IMPORTANTE, TAMBIÉN SEA CUANTIFICABLE

De manera muy sencilla vamos a hacer un ejercicio de reflexión sobre la casuística de gran parte de las empresas, sin importar el sector, en lo que a gestión documental se refiere. De esta manera, haremos tangible ese mencionado ahorro, que a priori parece tan abstracto e impreciso.

Debemos empezar por situar el escenario con una toma de datos básica, que puede contar con las siguientes variables:

Escenario 1
  • Tenemos que tener en cuenta que la información detallada a continuación tiene su base en la gestión de documentos para un primer tratamiento, es decir, el documento en cuestión llega a nuestras manos por primera vez y debemos abordar su gestión, según nuestros flujos de trabajo definidos. Estos flujos en la mayoría de los casos, incluyen: registro de entrada, gestión y archivo y recuperación.
    • Centrémonos en una empresa de 50 empleados, en la cual se gestionan una cifra muy razonable, de 100 documentos al día. Basaremos nuestro ejemplo en un estándar de mínimos, donde el recurso de nuestra organización que gestiona dichos documentos percibe el salario mínimo interprofesional: 645, 30 €
    • Ya que nuestro objetivo es conocer la inversión que hacemos en gestión documental, empezaremos por calcular el coste por hora de nuestro recurso (coste empresa). Teniendo en cuenta las cifras anteriores, este sería de: 6,21 €, por lo que el minuto supondría 0,104 €. Si dicho recurso dedica un promedio de tiempo de gestión por documento, de 1 minuto y medio y hemos aceptado como razonable la cifra de 100 documentos al día, nuestro personal invierte 2 horas y media cada día (150 minutos) en la gestión documental, resultando un coste diario de esta tarea, de 15,53 €.
    • Con el fin de trabajar con cifras mas globales, haremos nuestros cálculos anuales, por lo que si nuestro coste diario era de 15,53 €, lo multiplicaremos por los habituales 220 días laborables del año. Nuestro coste anual, porestos recursos es por tanto de: 3.416,15 €
  • Si queremos tener una visión todavía mas amplia y completa de la partida presupuestaria actual para gestión documental, deberíamos asumir que la búsqueda y recuperación es una parte fundamental del proceso ya que todo documento recibido y tratado, suele ser consultado con posterioridad. Por este motivo debemos cuantificar también, la inversión en la búsqueda de documentos que realiza nuestro staff en un escenario realista donde interviene habitualmente mas de un solo recurso.
    • Calculamos que en nuestra empresa de 50 empleados, un 10% del personal es el que se ocupa de estas tareas (5 personas) y por tanto cada uno de ellos asumirá el 10% del total de documentos gestionados en un día (10 documentos). Si recuperamos el dato de 1 minuto y medio por gestión de documento y en este caso lo multiplicamos por nuestros 5 recursos dedicados a esta tarea, obtenemos un resultado de 75 minutos diarios invertidos en la búsqueda de documentación.
  • En esta ecuación es importante también, tener en cuenta aquellos documentos que desafortunadamente han sido mal clasificados o archivados, que podemos denominar como perdidos.
    • El tiempo que de media se tarda en localizar un documento perdido lo establecemos en unos 10 minutos y el porcentaje de documentos denominados como tal en un mes, de entre la suma de gestionados, diferentes estudios lo estiman en un 0,75% (alrededor de 16 documentos), por lo que nuestro personal destina 165 minutos al mes a la localización de esos documentos. Si trasladamos estas cifras al cómputo de un año, el coste total, derivado de la búsqueda es de 1.913,05 €

Para resumir este escenario del actual sistema de gestión documental basado en papel, que la mayoría de las empresas manejan, debemos aunar las cifras antes mencionadas, resultando un coste anual de 5.543,22 €, ya que ha de sumarse además un coste estimado de almacenamiento anual de documentos, de 214,02 €

Esta nada despreciable cifra debe ser soportada por la mayoría de empresas año tras año, sin estar normalmente contempladas en ningún plan de negocio ni partida presupuestaria, ni perfil profesional.

Si por el contrario nuestra organización es consciente de este gasto y se plantea la necesidad de optimizar sus recursos al máximo para poder centrarse en el core de su negocio, vamos a plantear el segundo escenario que incluye la utilización de una herramienta como docQ.

Escenario 2
  • Este segundo escenario cuenta con los siguientes elementos básicos:
    • Aplicativo docQuijote para la captura y almacenamiento de toda la documentación de su organización
    • Escaner capaz de digitalizar de 40 a 80 páginas por minuto
  • Cada nuevo documento recibido desde el momento de su implantación, pasaría por el siguiente proceso:
    1. Una persona se encarga de poner los documentos en el escáner
    2. docQ recibe los documentos en una carpeta monitorizada
    3. docQ aplica reglas personalizables de distribución para reconocer cada documento
    4. docQ extrae la información relevante de cada tipo de documento
    5. docQ guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda según su tipología
  • En este nuevo contexto la intervención humana se limita a la colocación de los documentos en el escaner, menos en situaciones excepcionales.Este es uno de los beneficios cruciales que debemos cuantificar. Calculemos pues los costes derivados de la gestión documental en este entorno de trabajo con las mismas cifras anteriormente detalladas.
    • Nº de documentos diarios gestionados: 100
    • Tiempo que tarde una persona en colocar documentos en el escáner: 1.50 segundos
    • Coste diario de escanear documentos: 0.26 €
  • Tras sumarle el tiempo diario empleado en clasificación y extracción de datos de manera manual por nuestro personal, el coste anual derivado del trabajo con el nuevo sistema es de 178, 40 €

Gracias al aplicativo, también podemos cuantificar el ahorro derivado de la búsqueda de documentos, usando de nuevo las cifras anteriores:

  • Nº de personas que tienen que buscar documentos al día: 5
  • Media de documentos por día: 10
  • Tiempo que se tarda en encontrar un documento: 10 segundos gracias a las diferentes opciones de búsqueda automática implementadas

Mientras que en el anterior escenario, debiamos sumar a nuestro cálculo, una cantidad media de documentos perdidos, gracias a este sistema, ese número es: cero.
Resultando un coste total derivado de la búsqueda de documentos, de 189,79 €

De esta manera, con el nuevo sistema, la empresa de ejemplo aquí expuesta gastaría 3.641,81 € menos que con el escenario en papel.

Una vez tenemos claros los dos escenarios es el momento de determinar la inversión necesaria para la puesta en marcha de la solución del segundo escenario. Hemos calculado que la inversión para el primer año es de 4.850 €

Teniendo clara la inversión, los cálculos de Retorno de la inversión son los siguientes
(las cifras mostradas se basan en un cálculo con un límite temporal de 5 años):
  • Total ahorros generados por el proyecto en 5 años 17,753.81
  • Total costes generados por el proyecto 7,850.00
  • ROI % (Retorno de la inversión a 5 años) 126.16
  • Beneficio alcanzado en 5 años € 9,903.81

Un ROI de un 126,16 significa que hemos hecho una gran inversión, no sólo recuperando el dinero invertido, sino también produciendo beneficios

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