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Gestión Documental



6%

Su empresa dedica el 6% de su facturación en gestionar papel y documentos



20%

En una empresa media un empleado dedica el 20% de la jornada laboral en buscar documentos, modificarlos, etc.



30%

Las soluciones de
docQ Suite Documental pueden reducir hasta un 30% los costes de su empresa.



2/25

2 de cada 25 documentos se pierden o se dañan erroneamente



10

El coste aproximado de una persona buscando un documento es de 10€ la hora.

 

A estas alturas conviene tener claro qué son los documentos en la vida de tu empresa. En primer lugar son un bien, un activo vital en tu compañía porque dan soporte a la gestión, organización y análisis en todos, y cada uno, de los procesos que se acometen.

Sirven, además, de auditoria a efectos de rendición de cuentas, pero también son una herramienta imprescindible en el uso de conflictos, litigios y apoyo ineludible legal. Además de instrumentos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.

Por todo ello, tanto su gestión como su tratamiento deben constituir una parte imprescindible de tu actividad diaria en tu empresa, ya que sin ellos irremediablemente la toma de decisiones se convertirá en un proceso insalvable.

Ventajas Gestión Documental

El 80 % de la información con la que trabaja una empresa está soportada en documentos y la capacidad de una organización de gestionar eficientemente la información tiene una influencia directa en la productividad y en la reducción de costes, es decir: en la mejora, en definitiva, de los resultados de negocio.

Tener acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que se necesite y que el sistema sea fácil de administrar en el largo plazo se antoja hoy cuestiones claves a la hora de elegir un software de gestión documental idóneo. Precisamente frente a los gestores documentales al uso nace un nuevo concepto que engloba dos palabras: Suite Documental.

Así la gestión documental sirve, entre otros, para resolver preguntas tan cruciales en una empresa como: ¿Dónde guardar los documentos? ¿Cómo encontrarlos? ¿Qué hacer para organizarlos? o si es posible evitar la pérdida o destrucción de la información. Pero también te ayudará a decidir cuáles documentos conservar y qué no y hasta cómo hacer para colaborar en la creación y modificación de documentos…

Cuestiones a las que sólo podrás responder a través de herramientas que, como docQ, faciliten este arduo trabajo aportando una serie de ventajas tanto en materia de gestión documental, como workflow, e-factura, notificaciones digitales, alertas o ditigalización certificada. Procesos todos ellos imprescindibles hoy para mantener en perfecto estado los activos más importantes de tu organización.

En definitiva con una óptima manipulación y custodia documental conseguirás más ahorro, mayor productividad, seguridad y además contribuirás a la conservación del medio ambiente. Razones más que de peso para que tu organización al fin invierta en un sistema de gestión documental inteligente.

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Sobre docQuijote

docQuijote Software, compañia desarrolladora de la Suite Documental docQ, es una empresa que construye software innovador en el campo de la gestión inteligente de la información, especialmente en cualquier ámbito de la gestión de los documentos.


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